Encontro na área de Química exige organização e estratégia
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Quando vamos a um evento de grande porte e tudo está perfeito, podemos achar que é fácil organizar e construir encontros deste tipo. No entanto, pensar na lógica desses grandes congressos e simpósios não é nada fácil, e os preparativos começam com meses de antecedência.
No caso do Encontro Regional da Sociedade Brasileira de Química de Minas Gerais (ERSBQ-MG), que reúne alunos, professores, representantes do setor privado, órgãos do governo e pesquisadores serão doze meses de preparação. Assim que o maior evento mineiro de divulgação cientifica na área de Química termina, uma comissão começa a pensar no futuro. Mas todos esses preparativos tem motivo. A organização com antecedência é importante em vários pontos como na obtenção de financiamento, decisão da agenda de convidados, reserva do espaço físico, inscrição, submissão e correção de trabalhos e a própria divulgação do evento. Para funcionar bem todo o mecanismo, a Studium deu uma força para tudo sair conforme o previsto. O site, além de apresentar fotos, notícias, programação e o que é o encontro, tem um campo reservado para as inscrições e submissão de trabalhos online. Um diferencial que ajuda quem vem participar do ERSBQ-MG e quem organiza também. Fabrício Marques, um dos organizadores do evento ressalta a importância do site feito de acordo com as necessidades da coordenação:
“Foi solicitado à Studium que adicionasse ao sistema de administração do site de forma a facilitar à Comissão Organizadora no momento de emissão de certificados, controle de inscritos, emissão de parecer nos trabalhos, entre outros pontos comuns em congressos”.
Além da divulgação via internet, materiais impressos e uma boa logo contribuem para o sucesso do evento, como confirma Fabrício - “A marca do evento assim como cartazes bem informativos e trabalhados criam um grande impacto, principalmente em se tratando de um congresso em que a primeira divulgação oficial ocorre durante o Encontro Nacional da Sociedade Brasileira de Química”. O organizador acrescenta ainda:
“Diante dos trabalhos já realizados pela Studium a que tivemos acesso, pôde-se verificar que se trata de uma empresa formada por profissionais que sabem desenvolver bem seu trabalho, este fato foi substancial para a escolha de tal empresa”.
O Encontro Regional da Sociedade Brasileira de Química de Minas Gerais acontece do dia 30 de outubro a 1 de novembro, no campus da Universidade Federal de Viçosa.
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